创业学院   /   133

如今的时代是需要自我承担责任和自主行动的人的时代!是需要自己通过业绩和实力来任命自己的时代!僵死不活的企业,或者进入生存困境的企业,老板将最先失去耐性,也将最先淘汰不能自我奋进的人!而在学历、知识等各种基本素质相差无几之时,什么能够 让你脱颖而出呢?职业化能力!职业化的习惯!习惯是行为的自动化,不需要特别的意志努力,不需要别人的监控,在什么情况下就按什么规则去行动。习惯一旦养 成,就会成为支配人生的一种力量,它可以主宰人的一生。而时间管理则是一个最基本的习惯,它是你工作是否高效的基础。 大家都知道,“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有 24小时。最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量,有 的焦头烂额,而有的轻松自如,问题出在哪里呢?就是分清工作的轻重缓急!在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。

低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套,天天处理“急事”,天天救火,在焦头烂额的同时, 内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”!从而也就深陷其中而不能自拔,把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事,加上“成就感”作怪,员工是救火 队员,干部是救火队长,整个组织就变为救火大队。

大家可以仔细想想,救火队能够让财产升值吗?所以,忙是瞎忙。

在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”,也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,请看四象限图:

1、第一象限是重要又急迫的事。

举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。

2、第二象限是重要但不紧急的事。

案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一 些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力 量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

3、第三象限是紧急但不重要的事。

举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔 走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾 的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是 很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。

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